Administratie, werkbonnen en aansprakelijkheid

Wat je vastlegt, en waarom

Van elke controle leg je vast: wat je hebt gecontroleerd en op welke eisen, wie het deed en wanneer, met welk instrument, en het resultaat. Bij een afwijking leg je ook vast wat je daarmee hebt gedaan. Dat is geen bureaucratie voor de vorm: het is de enige manier waarop jij (of je bedrijf) achteraf kunt aantonen dat er zorgvuldig is gewerkt, en de enige manier waarop een certificerende instelling je werk kan controleren.

Een werkbon bevat in de praktijk minimaal: je bedrijfsgegevens, de klantgegevens, de datum, een concrete omschrijving van wat je hebt gedaan, gebruikte materialen, gewerkte uren, en de handtekening van de klant voor akkoord. Bij CO-werk komen daar de eisen van BRL 6000-25 nog bovenop, zoals de meetwaarden en of je een CO-melder hebt geadviseerd.

Hoe lang je bewaart

Rekenvoorbeeld

Je rondt op 15 maart 2026 een installatieproject af. Tot wanneer moet je het projectdossier volgens BRL 6000-25 bewaren, en tot wanneer je fiscale administratie over dat boekjaar?

Het projectdossier bewaar je minstens tot 15 maart 2036 (10 jaar na afronding). De fiscale bewaarplicht loopt vanaf 1 januari 2027 (het jaar na boekjaar 2026) tot 1 januari 2034: 7 jaar. Het projectdossier moet dus langer bewaard blijven dan de fiscale basisadministratie.

Persoonsgegevens van de klant vallen daarnaast onder de AVG: je bewaart ze niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld, met dien verstande dat een andere bewaarplicht (fiscaal, of het projectdossier) voorrang heeft als die een langere termijn eist.

Wie is aansprakelijk: jij of het bedrijf?

Maak jij tijdens je werk een gewone fout, dan is dat volgens de wet voor risico van het bedrijf, niet van jou persoonlijk: een werknemer is tegenover de werkgever niet aansprakelijk voor schade tijdens het werk, tenzij er opzet of bewuste roekeloosheid in het spel is. Van die regel afwijken mag alleen schriftelijk, en alleen als jij daarvoor verzekerd bent. Tegenover een klant (een derde) geldt hetzelfde principe omgekeerd: het bedrijf is risicoaansprakelijk voor een fout die jij tijdens je werk maakt, ook als jij een instructie hebt overtreden.

Dat betekent niet dat er niets van je gevraagd wordt: je moet handelen zoals een redelijk bekwame vakgenoot in dezelfde situatie zou doen. Doe je dat niet en levert het bedrijf daardoor niet wat is afgesproken, dan kan de klant het bedrijf aanspreken op wanprestatie.

Garantie: drie lagen

Een klant kan met drie verschillende soorten garantie te maken krijgen, en het is aan jou om ze niet door elkaar te laten lopen in een gesprek:

1. De fabrieksgarantie: aan voorwaarden gebonden (spoelen, waterkwaliteit, jaarlijks onderhoud), en verschillend per merk.
2. De garantie van het installatiebedrijf zelf, bijvoorbeeld volgens de AVIC-voorwaarden als het bedrijf lid is van Techniek Nederland.
3. De wettelijke garantie (non-conformiteit): bij een consument mag een geleverde installatie doen wat je op grond van de overeenkomst mocht verwachten, en de eerste zes maanden na aflevering wordt een gebrek vermoed er al bij aflevering te zijn geweest.

Verzekering

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is voor een installatiebedrijf niet wettelijk verplicht, maar wordt in de praktijk vaak gevraagd door opdrachtgevers, banken of VvE's. Dat is geen certificeringseis: het Bewijs van Vakmanschap CO en BRL 6000-25 zeggen er niets over.

Video's bij deze les

Beeldmateriaal van derden, als aanvulling. Oudere of buitenlandse video's kunnen andere data of regels noemen: de les volgt de actuele Nederlandse bronnen.